おすすめの介護システム・ソフトをランキング形式で紹介します！

【その他】介護システム・ソフト一覧

ここからは、介護システムの役割をはじめ「種類や導入タイプの違い」「介護システム選びのポイント」などについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

介護システムを導入するメリットは何だと思う？ WEBアンケートで調査！

介護システムについて詳しく説明する前に、介護システムを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか？当サイトでは全国のみなさんに「介護システムを導入するメリットは何だと思うか」を聞いてみました。どのような結果となったのか詳細をみていきましょう。

第1位は「利用者の方とコミュニケーションをとる時間が確保できる」で28%でした。介護システムを導入することで作業が効率化でき、これまで書類管理や事務作業などに費やしていた時間を利用者とのコミュニケーションの時間に充てることができます。利用者と関わる時間が増えることで利用者側の満足度が上がるだけでなく、介護者側のやりがいも向上させることが可能となるのです。

また、中には利用者やそのご家族ともコミュニケーションがとれるチャット機能に優れた介護システムもあります。このような介護システムを導入することで、利用者とご家族の要望を素早く反映でき、よりスムーズに快適なサービスを提供することも可能となるのです。

「情報の共有がスムーズになる」も同じく28%でした。介護システムを導入することで、電話やFAXでおこなっていた情報共有もチャットでできるようになります。簡潔でスピーディーな情報共有が可能となるため、スタッフ間での情報の食い違いや共有漏れの心配もなくなるでしょう。

第3位は「書類管理業務がスムーズになる」で24%でした。介護システムでは利用者の情報を一元管理することが可能です。これにより用紙を日付順に並べ替えたり、ファイリングしたりするなどの書類整理の手間を省くことができます。また、書類を紛失する心配もいりません。従来の書類管理業務にかけていた時間や労力を大幅に減らせるでしょう。

そして第4位が「ペーパーレスで経費削減」で20%でした。介護の現場では介護記録やケアプランなど、たくさんの書類を作成する必要があります。これらの書類をデジタル化することで、パソコンやタブレット一つで書類を作成することが可能になるのです。また書類の作成に必要な用紙やファイルなどを用意する必要がないため、備品代の経費を削減できるのも嬉しいポイントです。

アンケートの結果は以上となりますが、介護システムのさまざまなメリットがみえてきました。次の見出しではそんな介護システム・介護ソフトについて詳しく解説させていただきます。

介護システムの種類・導入タイプについて

介護事務の作業を効率化してくれる介護システムですが、じつは大きく分けて「パッケージ型」と「クラウド型（ASP型）」という二つの種類があります。ここではそれぞれの特徴やメリット、注意点、さらに二つの違いについて解説していくのでぜひ参考にしてみてください。

パッケージ型

パッケージ型とは、システムをCD-ROM形式やダウンロード形式で購入し、自社のパソコンなどにインストールして利用するタイプです。国保連への請求業務などを行うとき以外は、インターネット環境がなくても使用できるのが一番の特徴です。

インターネット接続をしないことからセキュリティ面に優れており、個人情報などが流出しにくいというメリットがあります。また機能などのカスタマイズがしやすいので、事業所ごとに最適な機能だけで運用できるというのも大きなメリットです。

ただしパッケージ型の場合、データ管理は基本的に自社で行う必要があります。そのため万が一システムを使用しているパソコンなどの故障や不具合があった場合、データを消失してしまう可能性があります。

このリスクを回避するためには、こまめなバックアップを取ることが必須となり、さらにデータ復旧サービスなどを利用できる会社のシステムを利用すると安心です。

またパッケージ型の介護システムでは、数年ごとに改正が行われる介護保険制度や介護報酬について自動的にアップデートされません。もし法改正が行われると、その都度自社でシステムのアップデートを行う必要があり、利用している介護システムによっては追加費用がかかる場合があります。

そしてパッケージ型の場合あらかじめ国保連請求の機能が含まれていないケースも珍しくありません。そのため伝送するために、別のソフトが必要になることがあります。

クラウド（ASP）型

クラウド型は、インターネットを経由して介護システムを利用するのが特徴です。インターネット環境さえあればパソコンに限らずタブレットやスマートフォンからでも利用可能で、さまざまな場所からアクセスできるというメリットがあります。

クラウド型の場合、システムを提供している会社のサーバーにデータを保管するため、万が一システムを使用している機器が故障してしまってもデータを消失する心配がありません。また法改正が行われた場合や、機能の改善が行われた場合などもソフト会社がアップデートしてくれるので自社で対応する必要がないのもメリットでしょう。

さらに国保連伝送サービスを搭載しているケースが多いため、簡単な作業だけで国保連請求が行えるというのもクラウド型の魅力です。また半年に一度必要な電子証明書のパスポート更新作業についても、利用料金に含まれているためソフト会社が対応してくれます。

ただしクラウド型を利用するにはインターネット環境が必要であり、その分情報漏洩のリスクが高まるのは事実です。とくに端末の取り扱いやID、パスワードの管理を徹底しないと大きな問題に発展してしまう可能性があるので注意が必要です。

またパッケージ型に比べて、カスタマイズ性が低いクラウド型の介護システムも少なくありません。データセンターにあるサーバーを複数の事業所で使用しているため、一つの事業所だけ機能を変更するのが難しいからです。そのためあらかじめ最適な機能が搭載されているシステムを見つけることが大切です。

パッケージ型とクラウド型の違いについて

パッケージ型とクラウド型の大きな違いは導入形態です。自社のパソコンにソフトをインストールするパッケージ型と、インターネット上で利用するクラウド型、どちらにもメリットやデメリットが存在します。

どちらが合っているのかは使い方や事業所の形態によって異なるので、まずはそれぞれの特徴を理解して最適な方法を知ることが大切です。またタイプごとにもさまざまなシステムやソフトが発売されているので、初めからパッケージ型だから合わない、クラウド型だからいいなどと決めずに選ぶようにしましょう。

介護システムの料金は？かかる費用について

介護システムの導入にあたり、多くの事業所の方が気になるのが費用についてではないでしょうか。ここではパッケージ型とクラウド型それぞれの導入費用や、利用料などをご紹介し、また比較検討の仕方も解説していくのでぜひチェックしてみてください。

パッケージ型の費用について

パッケージ型の介護ソフトは、一般的に導入時に料金を一括で支払うケースが多いです。そのためクラウド型に比べて初期費用が高めになってしまいます。そのかわり月額料金がかかる可能性が低いので、長く使用したり事業規模が大きかったりするとお得になります。

中には一括払いが厳しい事業所のために分割払いやリース契約を行っているソフトもあり、それを利用すれば初期費用を抑えることは可能です。ただし分割やリースは手数料がかかり、トータル金額を見ると一括払いよりも高くなってしまうので注意しましょう。

またパッケージ型の場合はほとんどが国保連伝送のために、別のソフトを導入する必要があります。有料オプションでつけられる場合もありますが、どちらにしても介護ソフトとは別に料金がかかるのでその点も考慮してソフト選びをするべきでしょう。

さらに法改正や機能の改善などがあった場合に、ソフトのアップデートが必要になることがあります。その場合に無料でアップデートができるソフトと、有料でのアップデートになるソフトがあるので、単純に初期費用だけを見るのではなく長い目で見たときの費用を知っておくことが大切です。

クラウド（ASP）型の費用について

クラウド型の場合、初期費用が無料もしくはかかったとしても低額であるのが特徴です。そのかわりに毎月使用量が発生し、その費用は利用者数や使う機能によって変わる場合が多いです。

そのため小規模な事業所で利用する場合や新規で事業所を立ち上げる場合にもコストを抑えることができ、パッケージ型に比べて導入しやすいでしょう。

また、クラウド型の月額料金にはアップデートなどの費用もすべて含まれています。アップデート自体もソフト会社が対応してくれるので、かかる手間などを考えると安く感じる方もいるかもしれません。

ただし月額料金が安く見えても、長期的に見るとパッケージ型の方がトータルで安くなる傾向にあります。さらに利用する機能をたくさん追加すると、思った以上に料金が高くなってしまうこともあるので注意が必要です。

このように利用する期間や事業規模、また利用する機能によっては必ずしもクラウド型が安いわけではありません。ただし導入の手軽さや管理のしやすさにおいてはクラウド型のほうが便利な場合が多いので、料金だけでなくそのようなことを踏まえて検討するといいでしょう。

比較検討の仕方について

パッケージ型とクラウド型の費用を比較する場合は、長期的に使用した際の総額を見てみてください。たとえばパッケージ型で導入費用に40万円、年間保守料に2万円かかるものと、クラウド型で月額利用料金が2万5,000円のものを比べると、単純に計算して18か月目でパッケージ型の方が安くなります。

ただしご紹介したようにパッケージ型の場合は、さまざまなアップデートを自分で行う必要があること、そしてその際に有料になる可能性があること、また国保連伝送のソフトを別途用意するケースが多いので、その費用も踏まえて計算しましょう。

もし同じシステムやソフトを長く利用するのなら、3年や5年などの期間でそれぞれいくらかかるのかを計算すると比較しやすくなります。

介護システムの導入で業務効率化・DX化を実現しましょう

介護業界は人手不足が長年続いており、スタッフ一人ひとりにかかる業務の負担が大きいことが問題視されています。その負担を軽減し、より質の高い介護をするためには介護システムの導入による業務効率化やDX化が必須です。

現在介護システムは数多くの会社から販売されていますが、事業所ごとに必要な機能やサポートは異なるので、まずは気になるシステムをピックアップしてさまざまな面から比較してみましょう。便利で使いやすい介護システムを導入し、より働きやすい環境を目指していきましょう。

よくある質問