介護に特化したチャットツールおすすめ3選

公開日:2023/11/22 最終更新日:2024/02/21

事務仕事や書類仕事に追われて、利用者に向き合う時間が取れずお悩みではありませんか。

ビジネスチャットツールを利用すれば、業務が効率化し、より質の高いサービスの提供ができるでしょう。しかし、どのビジネスチャットツールを使用したらよいか悩む人が多いのも事実です。

この記事では、介護に特化したおすすめのビジネスチャットツールの紹介をします。介護システムの導入に悩んでいる人は、ぜひこの記事を参考にビジネスチャットツールを活用した業務効率化を目指してみてください。

ワンダフルライフ

ワンダフルライフの画像

会社名:ワンダフルライフ・ゼン株式会社
住所:埼玉県草加市八幡町532-7-1階
電話番号:048-934-7006

ワンダフルライフ・ゼン株式会社は、長年介護業界に携わってきた会社です。年々増える介護者が適切なケアを受けられるように多くの事業を展開しています。

福祉用具販売や介護コンサルに加え、介護関連のシステム開発を行っているのが特徴です。実際に現場で活用できるシステムを作るには、介護業界の知識や経験が欠かせません。

介護業界を熟知しているワンダフルライフ・ゼン株式会社だからこそ、現場に適したシステム作りが可能です。また、事務仕事や書類管理などの時間を削減し、利用者との時間を増やすことを目的とした介護チャットシステム「みんなでケア」の運営もしています。

介護業界に特化したビジネスチャットシステム

「みんなでケア」は、より質の高いケアができるように、書類管理や事務仕事の時間を軽減するためのオンラインチャットサービスです。介護業界に特化したビジネスチャットシステムで、チャット機能や書類管理だけでなく、重要記録の保存や介護スケジュールの共有なども行えます。

また、事業所や利用者とその家族とやり取りをするケアマネージャーは、適切なケアを提供するために、スピーディーな情報共有が欠かせません。

「みんなでケア」のダブルチャット機能なら、利用者や家族とのファミリーチャットと事業者とのグループチャットを同時に行えます。素早い情報共有ができるだけでなく、それぞれのチャット画面は、ケアマネージャー以外には表示されないのも魅力のひとつです。

また、FAXや手書きでのやり取りが必要であった利用表や利用者の支援経過記録もチャットで共有できることから、業務の効率化にもつながるでしょう。

負担の少ない情報共有

「みんなでケア」なら、利用者の介護状況や緊急時対応の記録など、多種多様な情報を一元管理できます。従来では、ケアマネージャーや事業所がそれぞれ書類で残していた記録も一元管理できるため、もれなく情報共有が可能です。

共有している書類ファイルは、カテゴリごとに分けられることから、必要なタイミングでスムーズに情報を探し出せるでしょう。また、利用者ごとの過去の履歴は、担当者が変わってもそのまま確認・利用できるのも特徴です。

そのため、ケアマネージャーやスタッフが変更になっても、利用者やその家族が改めて状況を説明する必要もありません。かんたんに引き継ぎができれば、事業所の負担も減らせるでしょう。

チャットワーク

チャットワークの画像

会社名:Chatwork株式会社
住所:東京都港区西新橋1-1-1 WeWork 日比谷FORT TOWER
電話番号:050-1791-0684

チャットワークは、ビジネス用に開発されたチャットツールです。気軽にやり取りできるだけでなく、WordやExcel、PDFの資料や画像の共有もできます。

LINEと似ているツールですが、一度共有したファイルが消えることはないため、書類管理の一元化にも効果的でしょう。また、タスク管理機能も搭載されており、タスクの担当者や期限を設定できるのも特徴です。

ビデオ通話もできることから、利用者とその家族、ケアマネージャーとの打ち合わせにも活用できます。感染症の流行時期や家族と離れて暮らしている利用者でも、ビデオ通話機能を利用すれば負担なく打ち合わせができるでしょう。

ただし、無料のフリープランの場合、閲覧制限や1対1のビデオ通話しかできないなどの制限があります。本格的に導入するなら、有料版の検討がおすすめです。

最新の情報共有が可能

グループチャットを利用すれば、利用者の日々の状況や介護記録の迅速な共有ができます。

シフト制の勤務体系の場合、関係者全員が集まって利用者のサービス状況や要望を伝えるのは難しい場合がほとんどです。情報共有が滞ってしまえば、ミスやクレームの原因にもなってしまうでしょう。

しかし、利用者ごとのグループチャットを作成すれば、直接顔を合わせられなくても迅速な情報共有ができます。介護スタッフだけでなく、ケアマネージャーやリハビリスタッフ、看護師などさまざまな立場からの意見交換もできるため、より質の高い介護サービスの提供も可能です。

また、スピーディーな情報共有ができることで、残業時間の削減にもつながります。報告書の提出をチャット上で行えば、共有が必要な担当者への確認も迅速に行えるでしょう。

離職率の改善にも効果的

チャットワークを効果的に活用することで、事業所内のコミュニケーションが活発になり、人間関係の悪化を防げます。

退職理由のほとんどは、人間関係によるものです。コミュニケーションが上手くいかないと人間関係も悪化する傾向にあります。

チャットワークなら、現場の状況をリアルタイムで把握できるため、トラブルが起きる前に対策できる場合も少なくありません。とくに、コロナ禍のような非常事態では日ごとに変わる状況に、不安を感じるスタッフも多いでしょう。

しかし、グループチャットを利用すれば、迅速な情報共有ができるため、業務に対する不安も減らせます。情報共有やコミュニケーションがうまくいくことで、離職率の低下にもつながるでしょう。

スラック

スラックの画像

会社名:Slack Japan株式会社
住所:東京都千代田区大手町1-1-1 パークビル17階

スラッグは、話題ごとにスレッドを分けられるビジネスチャットツールです。話題ごとにスレッドを分けられるため、同時に複数の話題が進行しても、情報が混乱する心配がありません。

チャット機能は1対1のやり取りだけでなく、部署ごとのチャットができるチャンネルや特定の複数人のメンバーと利用する際に使うグループチャット機能があります。また、招待されたメンバーだけが利用できるプライベートチャンネルを利用すれば、部外秘の情報のやり取りもできるでしょう。

また、チャット機能以外にもファイル管理や検索機能も搭載しており、情報の一元管理が可能です。最大15名まで参加できるビデオ通話機能を利用すれば、事業所やケアマネージャー、利用者とその家族などの打ち合わせにも活用できます。

スムーズな引き継ぎが可能

スラックを利用すれば、利用者の情報をスムーズに引き継ぐことができます。たとえば、新しい職員が移動してきた際に、スラックを確認すれば事前に利用者の状況や注意点などの把握が可能です。

また、ケガの状況を画像で看護師に報告したり事故報告書を共有したりすることで、より正確な状況が迅速に伝わる傾向にあります。とくに、シフト制の勤務の場合、事故内容をすぐに確認できるとは限りません。

しかし、スラックで事故報告書や対策などを共有すれば、出勤した際の隙間時間に見落としなく情報を確認できるでしょう。動画の投稿もできるため、正しいケアの仕方などを撮影して共有することも可能です。

業務調整の効率化

スラックには、休暇中や通勤途中などのステータスを設定できる機能があります。子どもや自分の体調不良といった急なシフト変更の際でも、素早い業務調整が可能です。

また、Googleカレンダーのような外部サービスとも連携できるため、シフト状況の把握もしやすいでしょう。災害時のような緊急事態においても、在宅の職員と勤務中の職員がリアルタイムで連絡を取り合えることで、迅速な対応ができます。

従来では、口頭で依頼していた書類提出もスラックを利用すれば、一斉に連絡が可能です。提出をスラック上で行えるのもメリットといえるでしょう。

まとめ

介護に特化したビジネスチャットツールを使用することで、業務の効率化が促進できます。紙ベースでやり取りしていた支援経過記録や介護スケジュールなども一元管理できるため、迅速な情報共有が可能です。

また、チャット機能を利用すれば、ケアマネージャーと事業所、利用者とのコミュニケーションもスムーズに行えるでしょう。ツールによって、さまざまな特徴があるため、利用目的にあったシステムを検討するのがおすすめです。

業務の効率化に悩んでいる人は、ぜひこの記事を参考に、利用しやすいビジネスチャットツールを導入してみてください。

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