介護システムを導入するまでの流れをステップごとに詳しく解説!

公開日:2023/05/09 最終更新日:2024/02/21

介護

介護の現場では日々の忙しさの解消から介護システムを導入する企業も増えてきました。介護システムを導入する場合、どのような流れで行えばいいのでしょうか?システムを導入する前に押さえるポイントと、手順を順番に見ていきましょう。上手に導入することで、業務効率を格段に向上できるでしょう。

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介護システム導入前に押さえるべきポイントとは?

実際に、介護システムを導入しようと思ったら、導入前に何を行えばいいのでしょうか?ただシステム導入をすればいいわけではありません。

安易にシステム導入を行ってしまうと、業務改善のつもりが不要な業務の増加になってしまう場合や、コスト削減のつもりがコストが増えてしまうことにもなりかねません。そこで導入前には、ポイントをしっかりと抑えておくことが大切なのです。

改善したいポイントを明確化する

まず、大切になってくるのは、今、何に困っていて、何を改善したいのかというポイントを明確化する必要があります。それによって、必要なシステムが明確化されます。業務改善と環境改善を目指すのであれば、現状を把握し、問題点を洗い出しましょう。

導入コストを計算する

そして次に、導入コストを計算する必要があります。導入コストによっては、導入が難しい場合や、コスト削減効果がどの程度あるのか把握できます。コストを知るのは、企業にとってとても重要なので、コスト計算を必ず行いましょう。また、補助金など、使用できる補助があるかどうかも確認しておきましょう。

介護システムのサポート体制をチェックする

そして、重要視されにくいサポート体制の確認も必要です。どの程度サポートを行ってもらえるか、サポートの対応の迅速さ、24時間対応なのか、サポートが有料かどうかも確認しましょう。困った場面になったときに、サポートが不十分では業務の遂行に問題が生じてしまいます。

見逃しがちな部分ですが、介護システを導入する際には注意しておきましょう。

事業所内でどのような使用が適しているのかを確認する

また、事業所内での使用を想定して、どのような活用をするのか明確にすることも大切です。業務内容によっては、システムに不慣れな人が使用することも考えられます。その場合、扱いやすいシステムを選ぶ、必要なツールのみにするなど、対策が必要です。

誰が使用するのかも想定しておくと導入がスムーズになります。

介護システム導入の手順

では、実際介護システムを導入する場合は、どのような手順で行うのでしょうか?導入の手順を知っておくことでスムーズな導入を行うことができます。

導入する介護システムの選定を行う

一番大切なのが、導入する介護システムを選ぶことです。事業所に最適なシステムなのか、コスト面が良好か、サポート体制は充実しているかを判断基準に選定していきます。機能の充実よりも、必要な機能かどうかを見極める必要があります。

また、可能であれば、操作方法も確認するとよいでしょう。あまりに複雑な場合、導入してもなかなか活用までが難しい場合もあります。スムーズな活用のため、しっかりとシステムを選びましょう。

介護システムに合わせて業務内容の見直しを行う

介護システムの選定が終わり、導入となった場合には業務内容の見直しが必要になってきます。ただ導入しただけでは、業務効率がうまく改善されないことも多々あります。具体的には、介護システムに任せる業務と、今まで通り人為的に行う業務を区分けしておくことが大切です。

これまで介護記録など、手書きやパソコンで作業していたものを介護システムでの作業に変え場合、誤って二重に記録してしまうケースもあるでしょう。

システムを導入する際には、今の仕事をどれだけ介護システムに任せられるか?という部分を検討しておく必要があります。

介護システム導入の理由と業務内容の変更をスタッフに共有する

業務の見直しが終わると、いよいよシステムの導入です。まずは、システムについての説明が必要になります。そして、どの業務に活用し、実際の業務にどう影響するのかスタッフ全員が周知する必要があります。

共有が不十分だと、トラブルになってしまう場合や業務がスムーズに行えないということになってしまうので、しっかりと共有しましょう。

介護システム導入後に利用状況・効果のチェックと適宜修正を行う

そして、導入後には、実際に活用してみた効果のチェックを行います。また、修正点や問題点を挙げ、システムのよりよい活用を目指します。

介護システム導入時の注意点

導入の注意点として大切なのは、業務がどのように変化し、どのような効果を生むのか予測をたてることです。ただ、周囲が入れ始めてからと言って導入するのでは、業務・コストの負担が大きくなってしまうだけです。

そうならないためにも、事業所の現在の状況と、システムの必要箇所や必要性を明確にし、導入を行いましょう。また、コスト面でも、どのくらい削減できるのか明確にすることで、メリットが実感できます。システムの導入には、しっかりとプランをたてて行いましょう。

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まとめ

今まで、システムなどのPC作業、タブレット作業などをやってこなかった事業所にとっては、システム導入は、とても勇気のいることだと思います。ですが、作業の効率化、よりよいサービスのために、一度、介護システムについて検討してみてはいかがでしょうか?

メリットが多いのであれば、今後のためにも導入を検討し、業務・環境改善を目指して活用していきましょう。

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